Volvo Lastvagnar

Sverige

×

PERSONUPPGIFTSPOLICY FÖR ANSTÄLLDA

Personuppgiftsbehandling

Detta meddelande ger information om VOLVOs behandling av dina personuppgifter.

Företaget som du är anställd av (”VOLVO”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som VOLVO inhämtar från dig och andra källor som beskrivs här nedan. Personuppgiftsansvarig innebär att det är VOLVO som bestämmer syftet och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. VOLVO är enligt tillämplig dataskyddslagstiftning ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. VOLVOs behandling av dina personuppgifter är nödvändig i samband med din anställning hos VOLVO. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta VOLVOs dataskyddsombud.

VOLVO kan behandla följande kategorier av personuppgifter. Observera att VOLVO inte nödvändigtvis kommer att behandla alla personuppgifter som beskrivs här nedan. Observera också att listan med exemplen under varje kategori inte är fullständig.

Individrelaterad information, till exempel namn, födelsedatum, personnummer (eller motsvarande), kön, nationalitet, språkval, civilstånd, foto

Organisationsrelaterad information, till exempel anställningsnummer, arbetsbeskrivning, befattning, arbetsplats, affärsenhet, avdelning, chef, underställd personal

Kontaktinformation, till exempel arbetsplatsadress, hemadress, e-postadress, telefonnummer

Information om ersättningar och förmåner, till exempel lön, lönerevisioner, skatteavdrag, pensionsinformation, bankkontouppgifter

Administrativ anställningsinformation, till exempel anställningsavtal och andra avtal mellan dig och VOLVO, ansökningar eller andra blanketter som rör exempelvis föräldraledighet, information om anställningsdatum och uppsägningsdatum

Tidsinformation, till exempel arbetstider, arbetade timmar, semester, frånvaro (föräldraledighet, sjukfrånvaro med mera)

Information om facklig tillhörighet, om det är tillämpligt och relevant

Säkerhetsrelaterad information, till exempel passerkort, behörigheter och användning av passerkort och behörigheter

Arbetsmiljörelaterad information, till exempel information sjukfrånvaro, rehabiliteringsplaner, arbetsrelaterade incidenter, hälsokontroller

Information om tillverkning/reparation/service, till exempel spårning och loggning av aktiviteter som du utför i samband med underhåll, reparation eller service på fordon

Information om prestation och bedömning, till exempel utvärderingar, bedömningar och disciplinära åtgärder (i tillämpliga fall)

Information om kompetens, till exempel studiehandlingar och utbildningsaktiviteter

Administrativ information om resor, till exempel information om affärsresor, bokningsuppgifter, passnummer, företagskreditkortsnummer, reseräkningar och reseersättningar

Information om helpdesk och support, till exempel frågor från dig/din chef/HR relaterade till din anställning eller din IT-utrustning eller support som ges för detta

IT-relaterad information, till exempel användar-ID, lösenord, inloggningsuppgifter samt data och loggar om ditt användande av VOLVOs IT-utrustning, IT-applikationer eller IT-tjänster enligt VOLVOs IT-policyer, när så är tillämpligt

Det framhålls särskilt att facklig tillhörighet och vissa aspekter av hälso- och säkerhetsrelaterad information betraktas som känsliga personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och ska hanteras med extra försiktighet. Det framhålls särskilt att känsliga personuppgifter bara får behandlas med anledning av rättslig förpliktelse, enligt kollektivavtal och/eller baserat på uttryckligt samtycke.

Observera dessutom att vissa fordonsgenererade data (till exempel fordons-/chassinummer, signaler osv.) genereras automatiskt när du använder en Volvoägd produkt, till exempel en lastbil. VOLVO använder dock inte sådana uppgifter i annat fall än i samband med testningsaktiviteter eller kvalitetsproblemlösning eller i produktutvecklingssyften. Observera att detta avsnitt inte avser företagets tjänstebilar.

VOLVO kan även behandla en begränsad mängd personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) om personer som du anger som personer som ska kontaktas av VOLVO i en nödsituation. I vissa länder kan även personuppgifter om närmast anhörig behandlas i vissa syften som rör förmåner och/eller arbetsrättsliga krav.

VOLVO behandlar dina personuppgifter på någon av följande rättsliga grunder. Se även ytterligare detaljer nedan.

Rättslig förpliktelse. Till exempel kan VOLVO enligt lag vara skyldigt att rapportera din inkomst till en skattemyndighet.

Avtalsförpliktelse. Till exempel måste VOLVO behandla dina personuppgifter för att kunna betala ut din avtalsenliga lön.

Berättigat intresse. VOLVOs berättigade intresse är normalt att sköta sin dagliga verksamhet, säkra sina anläggningar och utrustning och genomföra internkontroller. För att säkerställa att VOLVOs behandling av personuppgifter grundar sig på berättigat intresse gör VOLVO en bedömning från fall till fall. Till exempel kan VOLVO behöva behandla vissa personuppgifter för att möjliggöra administration av dina affärsrelaterade resor där VOLVOs berättigade intresse är att sköta sin dagliga verksamhet eller för att granska statusen på sin IT-utrustning där VOLVOs berättigade intresse är att säkra sin utrustning.

I undantagsfall och endast när ingen annan rättslig grund kan tillämpas kan VOLVO be dig om ditt uttryckliga samtycke till att behandla dina personuppgifter.

VOLVO kommer att behandla dina personuppgifter, enligt exemplen ovan, i följande allmänna syften. Observera att listan med exemplen under varje syfte inte är fullständig.

Administration (grundar sig normalt på avtalsförpliktelse och/eller berättigat intresse)

Möjliggöra registrering av dig i VOLVOs system och allmän administration av din anställning hos VOLVO

Möjliggöra korrekt licensanvändning

Möjliggöra upprätthållande av ett aktuellt organisationsschema och register över anställda, däribland produktion av interna rapporter och intern statistik

Möjliggöra utbetalning av lön, pension och andra förmåner till dig och lönerevisioner samt produktion av interna rapporter och intern statistik

Möjliggöra uppföljning av projekt

Rapportering (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller berättigat intresse)

Möjliggöra rapportering till myndigheter för att uppfylla lagkrav, till exempel skattemyndighet

Möjliggöra spårning av din arbetstid/frånvaro/semester för att kunna betala ut ersättning och fakturera

Arbetsrättsliga krav (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse)

Möjliggöra fullgörande av VOLVOs förpliktelser enligt kollektivavtal med fackförbund eller enligt arbetsrätt

Arbetsmiljö och produktsäkerhet (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller berättigat intresse)

Möjliggöra fullgörande av VOLVOs förpliktelser att tillhandahålla en säker arbetsmiljö (däribland kontroll och förhindrande av obehörig åtkomst till VOLVOs fastigheter eller utrustning) och andra arbetsmiljöförpliktelser enligt arbetsmiljö- eller arbetsrättslagstiftning

Möjliggöra fullgörande av VOLVOs förpliktelser avseende produktsäkerhet och produktkvalitet

Anställds utveckling (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller avtalsförpliktelse och/eller berättigat intresse)

Möjliggöra aktiviteter som rör kompetensutveckling/utvärderingar och bedömningar av förbättringar och prestationer

Möjliggöra och föreslå studie- och utbildningsaktiviteter

Aktiviteter relaterade till anställds arbete (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller avtalsförpliktelse och/eller berättigat intresse)

Möjliggöra för dig att utföra dina arbetsuppgifter, som att skriva e-postmeddelanden eller upprätta dokument, rapporter, presentationer, ritningar med mera

Möjliggöra affärsresor

Möjliggöra att svara på frågor från dig/din chef/HR avseende din anställning eller IT-utrustning eller IT-tjänster eller tillhandahålla nödvändigt stöd för att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter

Möjliggöra uppföljning av VOLVOs policyer, däribland Volvokoncernens uppförandekod och VOLVOs IT-policyer, när så är tillämpligt, för att säkerställa att sådana policyer följs och för att utreda misstänkta förbjudna aktiviteter

Forskning och utveckling och kvalitetsproblemlösning (grundar sig normalt på berättigat intresse)

Möjliggöra forsknings- och utvecklingsaktiviteter relaterade till Volvoprodukter (till exempel lastbilar), däribland användandet av fordonsdata som genereras när du har använt en Volvoägd produkt (se ovan)

Möjliggöra lösningar på kvalitetsproblem relaterade till Volvoprodukter (till exempel lastbilar), däribland användandet av fordonsdata som genereras när du har använt en Volvoägd produkt (se ovan)

VOLVO inhämtar i första hand dina personuppgifter från dig personligen, din chef eller HR eller annan tredje part som du har hänvisat oss till för inhämtande av dina personuppgifter. Vissa personuppgifter kan också vara automatiskt genererade från VOLVOs IT-system (eller motsvarande), till exempel när ett användar-ID skapas till VOLVO-system.

VOLVO delar normalt inte dina personuppgifter med någon utanför Volvokoncernen om detta inte krävs enligt tillämpliga lagar och förordningar eller enligt kollektivavtal. VOLVO kan dock, om det är nödvändigt för att fullfölja personuppgiftsbehandlingen, dela dina personuppgifter med andra bolag inom Volvokoncernen, inklusive bolag utanför EU/EES. Volvo kan också, om det är nödvändigt för att fullfölja personuppgiftsbehandlingen, dela dina personuppgifter med utomstående leverantörer (tredje part), inklusive leverantörer utanför EU/EES. VOLVO kommer i alla sådana situationer att vidta alla rimliga ansträngningar för att försäkra sig om att lämpliga skyddsåtgärder har inrättats för att ge dina personuppgifter ett fullgott skydd enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Det kan till exempel röra sig om användande av avtal för företagsintern eller extern personuppgiftsbehandling som bygger på EU-godkända standardavtalsklausuler eller Privacy Shield-överenskommelsen (skölden för skydd av privatlivet) mellan EU och USA eller andra liknande mekanismer som från tid till annan har erkänts eller godkänts av berörda myndigheter. Om du har frågor om denna överföring kan du kontakta VOLVOs dataskyddsombud.

VOLVO behåller normalt dina personuppgifter så länge anställningen varar. Efter att din anställning har upphört kommer VOLVO endast att behålla de personuppgifter som bedöms nödvändiga för att uppfylla de syften för vilka de samlades in och endast fram till dess sådana syften har uppfyllts eller så länge det krävs för att fullgöra lokala rättsliga, skattemässiga eller förmånsrelaterade förpliktelser eller uppfylla rättsliga krav i händelse av en faktisk, aviserad eller befarad tvist eller fordran.

Du har rätt att begära att få tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag). Du har också rätt att begära att VOLVO rättar eller radera dina personuppgifter eller begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Du kan också invända mot VOLVOs behandling av dina personuppgifter eller begära dataportabilitet (överföring av dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig). Observera dock att VOLVO inte alltid är skyldigt att fullfölja en begäran om radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet. En bedömning kommer att göras från fall till fall utifrån VOLVOs rättsliga förpliktelser och undantagen för sådana rättigheter.

Mer information om rättigheter för registrerade vid personuppgiftsbehandling