Information till anställda om personuppgiftsbehandling

Personuppgiftsinformation

Det här meddelandet innehåller information om VOLVO:s behandling av personuppgifter som avser dig.

Företaget som du är anställd av (“VOLVO”) är personuppgiftsansvarig för personuppgifterna som VOLVO inhämtar från dig och från källorna som beskrivs nedan. Personuppgiftsansvarig betyder att det är VOLVO som bestämmer syftena och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. VOLVO är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter under tillämpliga dataskyddslagar och förordningar. VOLVO:s behandling av dina personuppgifter är nödvändig på grund av din anställning hos VOLVO. Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta VOLVO:s Group Privacy Officer gpo [dot] office [at] volvo [dot] com.

VOLVO kan komma att behandla följande kategorier av personuppgifter. Vänligen notera att det inte nödvändigtvis är så att VOLVO kommer att behandla samtliga personuppgifter som listas nedan, samt att exemplen nedan under varje kategori inte utgör en uttömmande lista.

 

Individuella uppgifter, såsom namn, födelsedatum, personnummer (eller motsvarande), kön, nationalitet, språkpreferens, civilstånd, foto
 

Organisatoriska uppgifter, såsom anställningsnummer, arbetsbeskrivning, roll, arbetsplats, affärsenhet, avdelning, ansvarig chef, rapporter
 

Kontaktuppgifter, såsom adress till arbetsplatsen, hemadress, e-postadress, telefonnummer
 

Uppgifter om ersättningar och förmåner, såsom lön, lönerevision, skatteavdrag, pensionsuppgifter, bankkontouppgifter
 

Uppgifter för administration av anställningen, så som anställningsavtal och andra avtal mellan dig och VOLVO, ansökningar eller andra formulär avseende exempelvis föräldraledighet, information om datum för anställningens ingående och upphörande
 

Tidrapporter, såsom arbetstider, arbetade timmar, semester, frånvaro (föräldraledighet, sjukfrånvaro, m.m.)
 

Uppgifter om fackmedlemskap, om tillämpligt och relevant
 

Säkerhetsuppgifter, såsom access-kort, tillträdesrättigheter, samt användningen av access-kortet och tillträdesrättigheterna
 

Uppgifter om hälsa och säkerhet, såsom uppgifter om sjukskrivningar/sjukfrånvaro, rehabiliteringsplaner, arbetsrelaterade incidenter, hälsoundersökningar
 

Uppgifter relaterat till tillverkning/reparationer/service, såsom spårning och loggning av aktiviteter som du har utfört i samband med tillverkning, underhåll, reparationer eller service av fordon
 

Prestations- och utvärderingsuppgifter, såsom utvärderingar, bedömningar och i förekommande fall skriftliga varningar
 

Kompetensuppgifter, såsom register över utbildning och utbildningsaktiviteter
 

Reseuppgifter, såsom information om affärsresor, bokningsdetaljer, passnummer, kortnummer för företagskort, resefakturor och traktamenten
 

Uppgifter om kundtjänst och support, såsom frågor från dig/din chef/HR som avser din anställning eller IT-utrustning eller support som givits dig i förhållande till dessa
 

IT-relaterade uppgifter, såsom användar-ID, lösenord, inloggningsuppgifter, och även data och loggar av din användning av VOLVO:s IT-utrustning, system eller tjänster, enligt VOLVO:s vid var tid gällande riktlinje/policy för IT

 

Det uppmärksammas särskilt att uppgifter om fackmedlemskap och vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter är att anse som känsliga/särskild kategori av personuppgifter under tillämpliga dataskyddslagar, och att dessa ska hanteras med särskild omsorg. Det uppmärksammas särskilt att känsliga/särskild kategori av personuppgifter enbart får behandlas när det finns en rättslig förpliktelse att utföra sådan behandling, när det är tillåtet enligt kollektivavtal, eller med uttryckligt samtycke.

 

Vänligen notera att vissa fordonsgenererade uppgifter (till exempel fordons- eller chassinummer, signaler, m.m) genereras automatiskt när du använder en Volvo-ägd produkt, till exempel en lastbil. VOLVO använder dock inte sådana uppgifter om inte användningen är kopplad till testverksamhet, för att lösa kvalitetsfrågor eller produktutvecklingssyften. Vänligen notera att detta stycke inte avser företagsbilar.

 

VOLVO kan också behandla vissa personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) avseende personer som du har uppgivit som personer som ska kontaktas av VOLVO i fall av en olycka. I vissa länder kan uppgifter om närstående också behandlas för ändamål som är kopplade till ersättningar och/eller arbetsrättsliga lagkrav.

VOLVO kommer att behandla dina personuppgifter baserat på en av följande lagliga grunder. Se nedan för mer detaljer.

 

Rättslig förpliktelse. Exempel, VOLVO kan vara skyldig enligt lag att rapportera din inkomst till relevant skattemyndighet.

 

Avtalsförpliktelse. Exempel, VOLVO måste behandla personuppgifter om dig för att kunna betala ut den lön som överenskommits i ditt anställningsavtal.

 

Berättigade intressen. VOLVO:s berättigade intressen är vanligtvis att driva sin dagliga verksamhet, upprätthålla säkerheten kring dess lokaler och utrustning, samt bibehålla intern kontroll. För att kunna grunda sin behandling av personuppgifter på ett berättigat intresse så gör VOLVO en övervägning i varje enskilt fall. Exempelvis att VOLVO behöver behandla vissa personuppgifter för att möjliggöra administration av dina affärsresor, där VOLVO:s berättigade intresse är att driva sin dagliga verksamhet; eller att VOLVO behöver behandla vissa personuppgifter för att kontrollera statusen för dess IT-utrustning, där VOLVO:s berättigade intresse är att förvalta dess utrustning.

 

I undantagsfall och enbart när ingen annan laglig grund är tillämplig, kan VOLVO komma att fråga dig om ditt uttryckliga samtycke till behandling av dina personuppgifter.

 

VOLVO kommer att behandla personuppgifter om dig, enligt exemplen ovan, för de allmänna syften som anges nedan. Vänligen notera att de uppräknade exemplen för varje ändamål inte är uttömmande.

 

Administration (normalt sett baserad på avtalsförpliktelser och/eller berättigade intressen)

 

Möjliggöra för VOLVO att registrera dig i VOLVOs system, samt allmän administration av din anställning hos VOLVO

 

Möjliggöra korrekt licensanvändning

 

Möjliggöra för att hålla en uppdaterad organisationskarta och register över anställda, inklusive upprättande av interna rapporter och statistik

 

Möjliggöra utbetalning av löner, pensioner och andra förmåner till dig, såväl som lönerevision, inkluderat upprättande av interna rapporter och statistik

 

Möjliggöra projektuppföljning

 

Rapportering (normalt sett baserad på rättsliga förpliktelser och/eller berättigade intressen)

 

Möjliggöra rapportering till myndigheter enligt skyldighet som framgår i lag, såsom till relevant skattemyndighet

 

Möjliggöra uppföljning av dina arbetstider/tjänstledighet/semester för ersättnings- och faktureringssyften

 

Arbetsrättsliga lagkrav (normalt sett baserad på rättsliga förpliktelser)

 

Möjliggöra utförandet av VOLVO:s skyldigheter enligt kollektivavtal eller arbetsrättslagstiftning

 

Arbetsmiljö och produktsäkerhet (normalt sett baserad på avtalsförpliktelser och/eller berättigade intressen)

 

Möjliggöra utförandet av VOLVO:s skyldighet att erbjuda en säker arbetsmiljö (inkluderat kontroller och motverkande av obehörigt tillträde till VOLVO:s lokaler eller utrustning) och andra arbetsmiljömässiga skyldigheter som framgår av arbetsmiljö- eller arbetsrättslig lagstiftning

 

Möjliggöra utförande av VOLVO:s skyldigheter som är kopplade till produktsäkerhet och produktkvalitet

 

Kompetensutveckling hos anställda (normalt sett baserad på avtalsförpliktelser och/eller berättigade intressen)

 

Möjliggöra åtgärder kring kompetensutveckling/förbättring såväl som kompetensutvärdering och bedömningar

 

Möjliggöra för och kunna föreslå fortbildning- och utbildningsaktiviteter

 

Anställdas arbetsrelaterade sysslor (normalt sett baserad på avtalsförpliktelser och/eller berättigade intressen)

 

Möjliggöra utförandet av dina arbetssysslor, som att skriva e-post, upprätta dokument, rapporter, presentationer, ritningar, m.m.

 

Möjliggöra affärsresor

 

Möjliggöra besvarandet av frågor från dig/din chef/HR rörande din anställning eller IT-utrustning/tjänster eller tillhandahållandet av det stöd som är nödvändigt för utförandet av dina arbetssysslor

 

Möjliggöra för uppföljning av VOLVO:s policies, inklusive Volvo Group Code of Conduct och VOLVO:s IT-policies, som är tillämpliga vid var tid, och för att säkerställa att sådana policies efterlevs, samt att undersöka verksamhet som misstänks vara otillåten

 

Forskning och utveckling och för att lösa kvalitetsfrågor (normalt baserat på ett berättigat intresse)

 

Möjliggöra för forsknings- och utvecklingsverksamhet kopplad till Volvoprodukter (t.ex. lastbilar), inklusive användandet av fordonsdata som genererats när du har använt en Volvo-ägd produkt (se ovan)

 

Möjliggöra att kvalitetsfrågor som rör Volvoprodukter (t.ex. lastbilar) kan lösas, inklusive användningen av fordonsdata när du har använt en Volvo-ägd produkt (se ovan)

 

VOLVO kommer huvudsakligen att inhämta personuppgifter från dig, din chef eller HR, eller tredje parter som du har anvisat oss att inhämta personuppgifter från. Vissa personuppgifter kan också genereras automatiskt i VOLVO:s IT-system, eller motsvarande, till exempel när du skapar ditt användar-ID för VOLVO-system.

VOLVO kommer normal sett inte att dela dina personuppgifter utanför VOLVO-koncernen om inte så krävs enligt lag, förordning eller kollektivavtal. Dock kan VOLVO komma att, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifterna, dela personuppgifter som rör dig med andra företag inom VOLVO-koncernen, vilket kan inkludera företag utanför EU/EES. VOLVO kan också, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter, dela personuppgifter som rör dig med leverantörer som är tredje part, vilket kan inkludera leverantörer utanför EU/EES.  VOLVO kommer i samtliga sådana fall vidta alla rimliga åtgärder för att tillgodose att lämpliga skyddsåtgärder är på plats för att säkerställa en lämplig skyddsnivå för personuppgifter om dig, som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta kan exempelvis inkludera användandet av koncerninterna eller externa personuppgiftsbiträdesavtal som är baserade på EU-godkända Standardavtalsklausuler, eller Privacy Shield, eller annan sådan mekanism som har erkänts eller godkänts av vid vart tillfälle relevant myndighet. Om du har frågor om överföringen, vänligen kontakta VOLVO:s dataskyddsombud.

VOLVO kommer normalt sett att lagra personuppgifter om dig under tiden för anställningen. Efter att din anställning har upphört kommer VOLVO enbart att lagra de personuppgifter som anses nödvändiga för uppfyllandet av de ändamål för vilka de inhämtats, och enbart tills sådant ändamål har uppfyllts, eller om längre för den tid som krävs för att efterfölja lokal lagstiftning, skattemässiga eller ersättningsrelaterade skyldigheter, eller för att tillgodose rättsliga krav i händelse av en tvist eller anspråk som är för handen, förväntas, eller hotas med.

Du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter. Du har också rätt att begära att VOLVO rättar eller raderar personuppgifter om dig, eller begränsar behandlingen av dessa. Du kan också invända mot VOLVO:s behandling av personuppgifter om dig, eller begära dataportabilitet. Notera dock att VOLVO inte alltid kommer att ha en skyldighet att tillgodose förfrågningar avseende radering och begränsning, invändningar, eller dataportabilitet. Bedömningar av dessa rättigheter och VOLVO:s rättsliga förpliktelser kommer att göras i varje enskilt fall.

Mer information om dina rättigheter som datasubjekt