Information till konsulter om personuppgiftsbehandling

Det här meddelandet innehåller information om VOLVO:s behandling av personuppgifter som avser dig.

VOLVO kan behandla personuppgifter om dig, om du är en individ eller är eller har varit anställd hos ett företag, som har handlat eller hyrt en produkt eller tjänst, erbjuden av någon av de företag som tillhör VOLVO. Om så är fallet, vänligen läs vår information till kunder.

För det fall du är en individ eller är eller har varit anställd hos ett företag, som har sålt eller hyrt ut en produkt eller tjänst till någon av de företag som tillhör VOLVO, kan vi behandla personuppgifter om dig. Om så är fallet, vänligen läs vår information till leverantörer.

För det fall du är eller har varit förare av ett fordon, eller maskinist av en byggmaskin, såld eller tillverkad av någon av de företag som tillhör VOLVO, kan vi behandla personuppgifter om dig. Om så är fallet, vänligen läs vår information till maskinister och förare.

Om du är eller har varit anställd av VOLVO eller deltagit i arbete som konsult, kan vi behandla personuppgifter om dig. Om så är fallet, vänligen läs vår information till anställda eller konsulter.

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud samt kontaktuppgifter

Detta meddelande innehåller information om VOLVO:s behandling av dina personuppgifter.

Företaget du är anställd av (”VOLVO”) är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som VOLVO inhämtar från dig och andra källor som beskrivs nedan. VOLVO är ansvariga för behandlingen av personuppgifter som avser dig enligt gällande dataskyddslagar och förordningar.

Om du har frågor avseende behandlingen av personuppgifter som avser dig, vänligen kontakta VOLVO:s Group Privacy Officer på gpo [dot] office [at] volvo [dot] com eller via brev eller telefon:

AB Volvo, Att: Group Privacy Office, Avdelning AA14100, VGHQ, SE-405 08 Göteborg, Sverige.

+46 (0)31 66 00 00

VOLVO kommer behandla alla eller delar av följande kategorier av personuppgifter:

 

  • Individuella uppgifter, såsom namn, födelsedatum, personnummer (eller motsvarande), kön, nationalitet, språkpreferens, civilstånd, foto
  • Organisatoriska uppgifter, såsom anställningsnummer, arbetsbeskrivning, roll, arbetsplats, affärsenhet, avdelning, ansvarig chef, rapporter
  • Kontaktuppgifter, såsom adress till arbetsplatsen, hemadress, e-postadress, telefonnummer
  • Administrativa uppgifter rörande konsulten, såsom konsultavtal och information om uppdragets startdatum och upphörande
  • Tidrapporter, såsom arbetstider, arbetade timmar
  • Säkerhetsuppgifter, såsom access-kort, tillträdesrättigheter, samt användningen av access-kortet och tillträdesrättigheterna
  • Uppgifter om hälsa och säkerhet, arbetsrelaterade incidenter
  • Uppgifter relaterat till tillverkning/reparationer/service, såsom spårning och loggning av aktiviteter som du har utfört i samband med tillverkning, underhåll, reparationer eller service av fordon
  • Kompetensuppgifter, såsom register över utbildning och utbildningsaktiviteter
  • Reseuppgifter, såsom information om affärsresor, bokningsdetaljer, passnummer, resefakturor och traktamenten
  • Uppgifter om kundtjänst och support, såsom frågor från dig/din VOLVO-ansvarige/HR som avser ditt engagemang eller IT-utrustning eller support som tilldelats dig i förhållande till detta
  • IT-relaterade uppgifter, såsom användar-ID, lösenord, inloggningsuppgifter, och även data och loggar rörande din användning av VOLVO:s IT-utrustning, system eller tjänster, enligt VOLVO:s vid var tidpunkt gällande riktlinje/policy för IT

 

Det uppmärksammas särskilt att uppgifter om vissa aspekter av hälso- och säkerhetsuppgifter är att anse som känsliga/särskild kategori av personuppgifter under tillämpliga dataskyddslagar, och att dessa ska behandlas med särskild omsorg. Det uppmärksammas särskilt att känsliga/särskild kategori av personuppgifter enbart får behandlas när det finns en rättslig förpliktelse eller med uttryckligt samtycke.

 

Vänligen notera att vissa fordonsgenererade uppgifter (till exempel fordons- eller chassinummer, signaler, m.m) genereras automatiskt när du använder en Volvo-ägd produkt, till exempel en lastbil. VOLVO använder dock inte sådana uppgifter om inte användningen är kopplad till testverksamhet, för att lösa kvalitetsfrågor eller produktutvecklingssyften.

 

VOLVO kan också behandla vissa personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) avseende personer som du har uppgivit som personer som ska kontaktas av VOLVO i fall av en olycka.

VOLVO kommer behandla dina personuppgifter baserat på någon av följande legala grunder och för följande ändamål, ser närmare beskrivning nedan.

 

  • Rättslig förpliktelse. Exempel, VOLVO måste behandla dina personuppgifter för att efterleva serviceavtalet med din arbetsgivare.
  • Berättigat intresse. VOLVO:s berättigade intresse är normalt att hantera sin dagliga verksamhet, säkra sina lokaler och sin utrustning samt upprätthålla intern kontroll. För att behandla personuppgifter genom en avvägning av intressen gör VOLVO en bedömning från fall till fall. Exempel, VOLVO behöver behandla vissa personuppgifter för att möjliggöra administration av dina affärsrelaterade resor där VOLVO:s berättigade intresse är att hantera sin dagliga verksamhet; eller VOLVO behöver behandla vissa personuppgifter för att utvärdera status av sin IT-utrustning där VOLVO:s berättigade intresse är att säkra sin utrustning.

 

I exceptionella situationer och enbart när ingen annan legal grund föreligger kan VOLVO fråga dig separat för samtycke till behandling av personuppgifter. Om samtycke används har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke, dock utan att det påverkar lagenligheten i behandlingen av dina personuppgifter baserat på ditt samtycke före återkallelsen.

 

VOLVO kommer behandla dina personuppgifter exemplifierade ovan, för nedanstående ändamål.

 

Administration (vanligtvis baserade på avtalsenlig förpliktelse och/eller berättigat intresse)

 

  • Möjliggöra registrering av dig i VOLVO:s system och generell administration av ditt uppdrag hos VOLVO
  • Möjliggöra korrekt användning av licens
  • Möjliggöra uppdaterade diagram över organisationen och register över konsulter, inklusive produktion av interna rapporter och statistik
  • Möjliggöra uppföljning av projekt

 

Rapportering (vanligtvis baserade på rättslig förpliktelse och/eller intresseavvägning)

 

  • Möjliggöra rapportering till myndigheter i enlighet med lagstiftning
  • Möjliggöra registrering av dina arbetstimmar för faktureringssyfte till din arbetsgivare

 

Arbetsmiljö och produktsäkerhet (vanligtvis baserade på rättslig förpliktelse och/eller intresseavvägning)

 

  • Möjliggöra fullgörandet av VOLVO:s förpliktelser att erbjuda en trygg arbetsmiljö (inbegripet kontroll och förebyggande av obehörig tillgång till VOLVO:s lokaler eller utrustning) och andra arbetsmiljörelaterade förpliktelser i enlighet med arbetsmiljö- eller arbetsskyddslagstiftning
  • Möjliggöra fullgörandet av VOLVO:s förpliktelser avseende produktsäkerhet och kvalité

 

Din utveckling och aktivitet (Vanligtvis baserat på rättslig förpliktelse och/eller avtalsenlig förpliktelse och/eller intresseavvägning.)

 

  • Möjliggöra aktiviteter avseende kompetensutveckling
  • Möjliggöra och föreslå inlärning- och utbildningsaktiviteter

 

Aktiviteter relaterade till arbetsuppgifter (vanligtvis baserade på rättslig förpliktelse och/eller avtalsenlig förpliktelse och/eller berättigat intresse)

 

  • Möjliggöra utförandet av dina arbetsuppgifter, exempelvis skriva e-mail, upprätta dokument, rapporter, presentationer, teckningar m.m.
  • Möjliggöra affärsresor
  • Möjliggöra att besvara frågor från dig/din VOLVO-manager/HR angående ditt uppdrag eller IT-utrustning/tjänster eller tillhandahålla nödvändigt stöd för utförandet av dina arbetsuppgifter
  • Möjliggöra uppföljning av VOLVO:s policys, inbegripet VOLVO Group Code of Conduct (uppförandekod) och VOLVO:s IT-policy, gällande vid var tidpunkt, för att försäkra att sådana policys efterlevs samt utreda misstanke om förbjudna aktiviteter

 

Forskning och utveckling samt lösning av kvalitetsfrågor (vanligtvis baserat på berättigat intresse)

 

  • Möjliggöra forskning- och utvecklingsaktiviteter relaterade till VOLVO:s produkter (exempelvis lastbilar), inbegripet användning av fordonsdata som härrör från din användning av VOLVO-ägda produkter (se ovan)
  • Möjliggöra lösning av kvalitetsfrågor relaterade till VOLVO:s produkter (exempelvis lastbilar), inbegripet användning av fordonsdata som härrör från din användning av VOLVO-ägda produkter (se ovan)

VOLVO kommer huvudsakligen inhämta dina personuppgifter från dig, din VOLVO-manager, din arbetsgivare eller tredje part som har uppmanat oss att inhämta dina personuppgifter. Vissa personuppgifter kan även automatiskt genereras från VOLVO:s IT-system, exempelvis skapandet av användar-id.

Personuppgifter är ett krav och nödvändigt för att fullgöra ditt konsultavtal, vilket inte får ingås utan nödvändiga personuppgifter.

VOLVO kommer normalt sett inte att dela dina personuppgifter utanför VOLVO-koncernen om inte så krävs enligt lag eller förordning. Dock kan VOLVO komma att, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifterna, dela personuppgifter som rör dig med andra företag inom VOLVO-koncernen, vilket kan inkludera företag utanför EU/EES. VOLVO kan också, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter, dela personuppgifter som rör dig med leverantörer som är tredje part, vilket kan inkludera leverantörer utanför EU/EES. 

 

VOLVO kommer att vidta åtgärder för att tillgodose att lämpliga skyddsåtgärder är på plats för att säkerställa en lämplig skyddsnivå för personuppgifter om dig, som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta kan exempelvis inkludera användandet av koncerninterna eller externa personuppgiftsbiträdesavtal som är baserade på EU-godkända standardavtalsklausuler, eller EU-US Privacy Shield, eller annan sådan mekanism som har erkänts eller godkänts av vid vart tillfälle relevant myndighet. Om du har frågor om överföringen, vänligen kontakta VOLVO:s dataskyddsombud.

VOLVO kommer vanligtvis behandla dina personuppgifter under konsultavtalets löptid. När ditt konsultavtal har upphört kommer VOLVO enbart behålla de personuppgifter som anses nödvändiga för fullgörandet av de ändamål för vilka de insamlats och enbart fram till dess att ändamålen blivit uppfyllda, eller under en längre period för den tid som krävs enligt gällande rätt eller för att hantera rättsliga förpliktelser från aktuella, potentiella eller förväntade tvister och anspråk.

Du har rätt att begära information från VOLVO om de personuppgifter som behandlas om dig och tillgång till dessa. Du har också rätt att begära rättelse av dina personuppgifter om dessa är inkorrekta samt rätt att begära radering av dina personuppgifter. Vidare har du rätt att begära att VOLVO begränsar sin hantering av dina personuppgifter vilket innebär att VOLVO på din förfrågan inskränker sin hantering under vissa förhållanden. Det finns också en rätt att invända mot att VOLVO behandlar personuppgifter om dig baserat på ett berättigat intresse eller med direkt marknadsföring som syfte. Du har rätt till dataportabilitet (överföring av dina personuppgifter från VOLVO till en annan personuppgiftsansvarig) om VOLVO:s hantering av dina personuppgifter är baserade på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiserat.

 

Du har också rätt att lämna in eventuella klagomål som gäller för VOLVO:s hantering av dina personuppgifter till behörig tillsynsmyndighet. För mer information om dessa rättigheter och hur man utövar dem, vänligen kontakta VOLVO.

Mer information om dina rättigheter som datasubjekt